Workflow ao ser traduzido do inglês para o português significa fluxo de trabalho. Esse termo que vem ganhando espaço nas grandes corporações nada mais é do que a forma como uma empresa organiza sua rotina e seus processos, desde a parte administrativa até o atendimento ao cliente final.
Tenha em mente que um fluxo de trabalho bem organizado e por vezes, automatizado, pode ser a solução prática e definitiva para aperfeiçoar seus resultados e ainda conectar de forma eficiente todas as áreas de sua organização.
Veja a seguir os tópicos que separamos para te ajudar a entender tudo sobre o workflow:
- O que é workflow?
- Workflow na prática
- Dicas de como criar um workflow para sua agência
- CRM e workflow, entende o motivo dessa parceria ser perfeita!
O que é Workflow?
Basicamente, workflow são formas que as pessoas podem realizar seus trabalhos, podendo ilustrá-los em uma série de etapas que necessitam de conclusão em sequência, utilizando um diagrama ou um checklist.
Workflow, ou simplesmente, fluxo de trabalho pode ser entendido como um trabalho que flui de uma etapa para a outra, podendo ser por meio de uma ferramenta, ou por qualquer outro processo.
É possível realizar um workflow completamente sozinho, quando você mesmo escreve, edita e publica um determinado artigo em seu blog ou é possível integrar várias pessoas em um só processo, por exemplo, quando elaboramos projetos que envolvem diversas áreas de uma empresa.
Atenção, jamais confunda workflow com projeto, afinal, projeto é uma tarefa ou várias tarefas juntas. Workflow é uma cadeia de tarefas que ocorrem em sequência, além de ser feito periodicamente.
O workflow pode ser compreendido também como um roteiro capaz de definir quais os documentos, informações e atividades serão passadas de funcionário para funcionário, seguindo os protocolos já estabelecidos pela empresa.
No momento em que envolvemos muitas pessoas em processos, as chances de ocorrerem falhas na comunicação e falhas humanas crescem exponencialmente.
Assim sendo, defina o quanto antes um workflow e implemente-o com a ajuda das tecnologias, não esquecendo de mapear e padronizar cada etapa do fluxo de trabalho.
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Workflow na prática
Na prática, o sistema de workflow pode ser facilmente dividido em 5 partes: AD HOC, Administrativo, Produtivo, Colaborativo e Transacional. Entenda mais sobre as 5 partes!
· AD HOC
É um processo feito manualmente de forma simplória, já que os itens estabelecidos podem ser modificados ou ainda transferidos para outra área conforme as regras e procedimentos exigidos pela empresa quando houver necessidade.
· Administrativo
Esse processo abrange etapas mais burocráticas, visto que estão coordenados às demais atividades da organização e podem ainda ser facilitados a partir do workflow,tendo em mente que ele é capaz de possibilitar a sistematização das informações.
· Produtivo
Essa etapa está diretamente relacionada aos processos que podem ou não ter intervenção humana. Já que eles estão fadados a serem mais repetitivos, tendo maior grau de complexidade, além de exigir níveis maiores de qualificação e acesso a diferentes sistemas de informações.
· Colaborativo
Aqui é onde o lugar em que os processos acabam por envolver o trabalho cooperativo feito por diversos departamentos da empresa, todavia, com um objetivo comunitário.
Tendo em vista que o fluxo de trabalho colaborativo é por vezes mais independente, ele acaba por não disponibilizar tamanha agilidade por poder exigir ações repetidas de um mesmo processo até que o objetivo seja, por fim, atingido.
Entretanto, por ser um processo mais complexo, pode envolver diferentes times cujas habilidades devem ser exploradas de maneira compartilhada e cooperativa.
· Transacional
Momento em que os trabalhos cujas funções são efetivadas de maneira simultânea, mas, em unidades diferentes, com a finalidade de garantir ao cliente um maior nível de confiança e aplicação feita de maneira pontual.
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Dicas de como criar um workflow para a sua agência
Confira a seguir o passo a passo para criar um workflow eficiente para a sua agência!
1. Invista em recursos
É de suma importância calcular desde o começo qual será seu budget e ainda analisar os recursos que estão disponíveis na sua área de atuação. Veja o que você já possui e o que precisará.
Esse momento é essencial para que você possa aproveitar todo o potencial que a sua agência tem, e ainda identificar quais são os pontos que necessitam de aprimoramentos.
No momento em que você fizer o levantamento de tudo, leve em conta os seguintes aspectos:
- O tempo que sua organização terá disponível para aquela atividade;
- O número de colaboradores que serão destinados aquela ação;
- O nível de conhecimento que cada colaborador possui;
- Materiais que podem ou têm potencial para ser utilizados naquela situação;
- Softwares e programas eficientes;
- Capital e investimentos iniciais necessários para fazer com que o projeto alavanque.
Anote todas essas questões, pois elas são importantes nas etapas seguintes da montagem do seu workflow.
1. Registre todos os processos
É aqui que você precisará registrar todas as etapas do fluxo de trabalho e ainda fará uma checklist com todas as etapas do seu processo produtivo, pondo tudo em ordem cronológica. Confira o quanto de cada recurso seu será investido em cada ação.
Ademais, é necessário que se registre quais são as tarefas que baseiam-se em outras. O mais indicado é que todas essas tarefas sejam organizadas com a ajuda de um computador, com o auxílio ainda de um software de gestão.
1. Faça um mapeamento para auxiliar suas atividades
Após ter registrado todas as informações acima, você terá em suas mãos o fundamento das etapas do seu trabalho. Dessa forma, associe os processos interdependentes, porém mantenha sempre a ordem cronológica, ela é a sua base para tudo. Crie um fluxograma!
Não se esqueça de realizar revisões periódicas em todas as fases da montagem do workflow, com a finalidade de evitar erros que comprometam seu projeto final. Com a ajuda de um software de gestão, você poderá ter ao seu alcance todos os dados de precisa de uma forma muito fácil.
1. Inclua toda a equipe
É fundamental que toda a equipe esteja trabalhando em conjunto para que o workflow dê certo. Assim, é preciso listar todos os integrantes do processo e ainda definir o papel de cada um e suas responsabilidades para que a evolução do fluxograma seja efetiva.
2. Monitore os resultados de perto
O monitoramento dos resultados é a etapa principal de cada processo. É aqui que você confere se o fluxograma que foi definido está de acordo com o que está acontecendo de fato, se estão organizados de forma objetiva e clara e ainda se existe alguma incoerência.
Observe se seus funcionários estão ou não entendendo o seu fluxograma de forma fácil.
Pronto, a receita de um workflow de sucesso está em suas mãos!
Percebeu que por trás de todo processo tem envolvida uma boa organização das tarefas?
É fundamental a organização dos dados e das tarefas e para que isso ocorra, nada como ter em mão um bom sistema de CRM, capaz de te ajudar a organizar tudo, né?
Software CRM e Workflow, entenda o motivo dessa parceria ser perfeita!
Já sabemos que para o bom funcionamento de um workflow é preciso a elaboração de uma checklist completa que agregue todos os setores relacionados naquele projeto em questão.
O software CRM chegou para te ajudar nessa árdua tarefa de elaborar checklists, afinal, com esse software de gestão fica fácil ter todos os dados necessários em sua mão em segundos.
O sistema CRM organiza seus dados, monitora suas vendas e seus vendedores e ainda emite relatórios, os quais permitem que você encontre os gargalos que impedem que suas vendas alavanquem!
Vídeo Bônus – O que é o Workflow?
