Webinar: conceito e dicas práticas

Webinar basicamente é um seminário online em vídeo, podendo ser gravado ou ao vivo, o qual em diversos casos a interação da audiência acontece via chat.

Durante a pandemia de Covid-19, o Webinar se tornou uma importante ferramenta de palestras para muitos jovens universitários, já que muitas empresas e profissionais de diversas áreas se disponibilizaram para conversar com esse público.

O Webinar foi capaz de gerar leads, com um custo relativamente mais barato. E em casos em que a transmissão acontece ao vivo, dificilmente sofrem atrasos ou mudanças bruscas.

Muitas organizações descobriram inúmeros benefícios ao executarem um Webinário e passaram a adotá-lo como prática recorrente!

Veja os tópicos que separamos para te ajudar a realizar um webinário de sucesso:

• O que é Webinar?
• Motivos para organizar um Webinar
• Como fazer um Webinar de sucesso
• Exemplos práticos de Webinars
• Sistema de CRM

O que é Webinar?

Webinar pode ser encontrado nas redes como “Webinário”, isso acontece, pois é uma abreviação para “web-based-seminar” que em sua tradução livre para o português significa “Seminário feito na internet”. Assim, o Webinar pode ser entendido como um seminário online.

Dessa forma, percebemos que o objetivo principal do webinário seria a criação de um espaço para a apresentação de ideias, só que em ambientes totalmente virtuais, possibilitando o acesso de pessoas ao redor do mundo.

Na contemporaneidade, o Webinar passou a ser a nova forma de apresentar seminários, palestras e apresentações.

Há muitas pessoas que fazem o webinar ao vivo, através de videoconferência ou transmissões ao vivo, quando isso acontece, todo mundo pode acompanhar a apresentação em tempo real e ainda dialogar com os apresentadores via chat.

É possível realizar um webinário ao vivo via Google Meet, Zoom, Youtube ou Instagram, são opções para todos os gostos.

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Motivos para organizar um Webinar

Há várias possibilidades de resposta para essa pergunta, já que quem palestra pode estar fazendo isso por conta de diferentes motivos, podendo ser:

• Um webinar sobre um tema de interesse geral, com a finalidade de atrair e gerar leads;
• Um webinar sobre temas mais aprofundados, tendo como finalidade avançar os leads no funil de vendas;
• Uma demonstração em tempo real do seu produto (live demo) para converter leads avançados em clientes;
• Um webinário com foco nos clientes, com objetivo de fazer marketing de relacionamento e garantir a retenção deles.

É a partir das necessidades da sua empresa e da sua criatividade que seu Webinar irá surgir e o tema também. Mas, não podemos deixar de lado os desafios por trás da organização de um grande webinar, são eles:

• Definição do tema;
• Conseguir chamar a atenção do seu palestrante para que ele aceite participar;
• Conciliar as agendas dos palestrantes e da empresa;
• Gerenciamento do projeto todo;
• Criação do conteúdo de divulgação do webinar;
• Convocação dos participantes interessados;

Ainda que essa lista seja bastante extensa, todo o esforço se torna válido no momento em que tudo o que foi planejado acontece de forma organizada e conforme o esperado.

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Como fazer um webinar de sucesso

Ao contrário do que muitos pensam, realizar um webinário é bastante simples e não é preciso de um estúdio profissional e nem de computadores e câmeras de última geração, para começar você só precisa de um computador e um objetivo claro!

Com a finalidade de ajudar você a entender cada passo dessa jornada, separamos as principais atividades que envolvem a criação de um evento ao vivo. Foi preciso separar por datas para que a compreensão seja melhor.

·  3 semanas antes

• Comece definindo o tema, esse é o primeiro passo a ser dado, o que você deseja transmitir aos seus espectadores. Não deixe de fazer uma avaliação a respeito das necessidades da sua empresa, analise qual tema seria interessante e agregador para ser abordado e o que traria resultados mais eficientes.
• Convide os palestrantes, para tornar o seu webinar ainda mais interessante, chame profissionais reconhecidos na área que você irá falar sobre, as pessoas gostam e se sentem mais confiantes ao ouvirem as informações de alguém que tem pleno domínio sobre o que está falando.

Lembrando que seu palestrante pode ter uma agenda lotada, convide-o com antecedência.

• Escolha a melhor data e horário para o seu público, é de grande importância levar em conta detalhes como a proximidade com algum feriado ou se há algum outro grande evento que possa disputar audiência com o seu. Estude o melhor horário para seu palestrante e seu público.

· 2 semanas antes

• Crie seu evento no Youtube;
• Monte o Landing Page: para que seu público consiga se inscrever no evento, é necessário que você crie uma página de registro onde elas possam colocar seu e-mail para receber os comunicados referentes ao webinar.
• Envie um e-mail promocional: com uma boa base de leads é possível preparar e-mail de convite com detalhes do evento e o link para a Landing Page.
• Divulgue nas mídias sociais;
• Crie anúncios nas mídias pagas;
• Coloque call-to-action no site.

· 7 dias antes do evento

• Acompanhe o fluxo de inscrições;
• Prepare a apresentação do palestrante e o discurso de abertura;
• Termine o material de apoio para a apresentação;
• Encaminhe e-mails para os Leads, lembrando-os do evento.

· 1 dia antes do evento

• Organize a sala em que o evento ocorrerá, atente-se ao fundo que aparecerá durante a transmissão, cheque o enquadramento e a iluminação;
• Observe se as configurações de áudio e câmera estão satisfatórios e garanta que não enfrentará problemas técnicos durante a apresentação;

· No grande dia do evento

• Teste sua conexão com a internet e veja que a velocidade está satisfatória e que não está com delay;
• Encaminhe e-mails para os leads informado que o evento acontecerá naquele dia, na hora tal e através do link x;
• Comece o webinar na hora marcada, não atrase! Pontualidade é um diferencial;
• Mantenha um chat interativo, estimule os participantes a perguntarem ativamente via chat;
• Agradeça ao público presente e ressalte a importância deles estarem ali;
• Não deixe de responder as perguntas feitas no chat.

· Após a transmissão

• Encaminhe um e-mail para os participantes com o link permanente para acesso do webinar gravado no Youtube;
• Faça uma pesquisa de campo e descubra qual foi a percepção e o impacto que seu webinar gerou no público presente.

Ufa! Ainda que exista muitas etapas a serem percorridas até o momento final do Webinar, tudo acaba por acontecer de uma maneira bem natural.

Por exemplo, a interação do público, quanto mais eles se interessarem pelo conteúdo abordado, mais eles irão reagir ao chat!

A chave mestra de todo grande webinar de sucesso é a organização que o envolve, afinal, fazer um seminário para tantas pessoas de lugares e com perfis diferentes envolve muita organização e boa vontade!

Vídeo Bônus – Webinar – como preparar o seu!

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