Webinar: conceito e dicas práticas

Webinar basicamente é um seminário online em vídeo, podendo ser gravado ou ao vivo, o qual em diversos casos a interação da audiência acontece via chat.

Durante a pandemia de Covid-19, o Webinar se tornou uma importante ferramenta de palestras para muitos jovens universitários, já que muitas empresas e profissionais de diversas áreas se disponibilizaram para conversar com esse público.

O Webinar foi capaz de gerar leads, com um custo relativamente mais barato. E em casos em que a transmissão acontece ao vivo, dificilmente sofrem atrasos ou mudanças bruscas.

Muitas organizações descobriram inúmeros benefícios ao executarem um Webinário e passaram a adotá-lo como prática recorrente!

Veja os tópicos que separamos para te ajudar a realizar um webinário de sucesso:

O que é Webinar?
Motivos para organizar um Webinar
Como fazer um Webinar de sucesso
Exemplos práticos de Webinars
Sistema de CRM

O que você vai ver neste artigo

O que é Webinar?

Webinar pode ser encontrado nas redes como “Webinário”, isso acontece, pois é uma abreviação para “web-based-seminar” que em sua tradução livre para o português significa “Seminário feito na internet”. Assim, o Webinar pode ser entendido como um seminário online.

Dessa forma, percebemos que o objetivo principal do webinário seria a criação de um espaço para a apresentação de ideias, só que em ambientes totalmente virtuais, possibilitando o acesso de pessoas ao redor do mundo.

Na contemporaneidade, o Webinar passou a ser a nova forma de apresentar seminários, palestras e apresentações.

Há muitas pessoas que fazem o webinar ao vivo, através de videoconferência ou transmissões ao vivo, quando isso acontece, todo mundo pode acompanhar a apresentação em tempo real e ainda dialogar com os apresentadores via chat.

É possível realizar um webinário ao vivo via Google Meet, Zoom, Youtube ou Instagram, são opções para todos os gostos.

Motivos para organizar um Webinar

Há várias possibilidades de resposta para essa pergunta, já que quem palestra pode estar fazendo isso por conta de diferentes motivos, podendo ser:

Um webinar sobre um tema de interesse geral, com a finalidade de atrair e gerar leads;
Um webinar sobre temas mais aprofundados, tendo como finalidade avançar os leads no funil de vendas;
Uma demonstração em tempo real do seu produto (live demo) para converter leads avançados em clientes;
Um webinário com foco nos clientes, com objetivo de fazer marketing de relacionamento e garantir a retenção deles.

É a partir das necessidades da sua empresa e da sua criatividade que seu Webinar irá surgir e o tema também. Mas, não podemos deixar de lado os desafios por trás da organização de um grande webinar, são eles:

Definição do tema;
Conseguir chamar a atenção do seu palestrante para que ele aceite participar;
Conciliar as agendas dos palestrantes e da empresa;
Gerenciamento do projeto todo;
Criação do conteúdo de divulgação do webinar;
Convocação dos participantes interessados;

Ainda que essa lista seja bastante extensa, todo o esforço se torna válido no momento em que tudo o que foi planejado acontece de forma organizada e conforme o esperado.

Como fazer um webinar de sucesso

Ao contrário do que muitos pensam, realizar um webinário é bastante simples e não é preciso de um estúdio profissional e nem de computadores e câmeras de última geração, para começar você só precisa de um computador e um objetivo claro!

Com a finalidade de ajudar você a entender cada passo dessa jornada, separamos as principais atividades que envolvem a criação de um evento ao vivo. Foi preciso separar por datas para que a compreensão seja melhor.

· 3 semanas antes

Comece definindo o tema, esse é o primeiro passo a ser dado, o que você deseja transmitir aos seus espectadores. Não deixe de fazer uma avaliação a respeito das necessidades da sua empresa, analise qual tema seria interessante e agregador para ser abordado e o que traria resultados mais eficientes.
Convide os palestrantes, para tornar o seu webinar ainda mais interessante, chame profissionais reconhecidos na área que você irá falar sobre, as pessoas gostam e se sentem mais confiantes ao ouvirem as informações de alguém que tem pleno domínio sobre o que está falando.

Lembrando que seu palestrante pode ter uma agenda lotada, convide-o com antecedência.

Escolha a melhor data e horário para o seu público, é de grande importância levar em conta detalhes como a proximidade com algum feriado ou se há algum outro grande evento que possa disputar audiência com o seu. Estude o melhor horário para seu palestrante e seu público.

· 2 semanas antes

Crie seu evento no Youtube;
Monte o Landing Page: para que seu público consiga se inscrever no evento, é necessário que você crie uma página de registro onde elas possam colocar seu e-mail para receber os comunicados referentes ao webinar.
Envie um e-mail promocional: com uma boa base de leads é possível preparar e-mail de convite com detalhes do evento e o link para a Landing Page.
Divulgue nas mídias sociais;
Crie anúncios nas mídias pagas;
Coloque call-to-action no site.

· 7 dias antes do evento

Acompanhe o fluxo de inscrições;
Prepare a apresentação do palestrante e o discurso de abertura;
Termine o material de apoio para a apresentação;
Encaminhe e-mails para os Leads, lembrando-os do evento.

· 1 dia antes do evento

Organize a sala em que o evento ocorrerá, atente-se ao fundo que aparecerá durante a transmissão, cheque o enquadramento e a iluminação;
Observe se as configurações de áudio e câmera estão satisfatórios e garanta que não enfrentará problemas técnicos durante a apresentação;

· No grande dia do evento

Teste sua conexão com a internet e veja que a velocidade está satisfatória e que não está com delay;
Encaminhe e-mails para os leads informado que o evento acontecerá naquele dia, na hora tal e através do link x;
Comece o webinar na hora marcada, não atrase! Pontualidade é um diferencial;
Mantenha um chat interativo, estimule os participantes a perguntarem ativamente via chat;
Agradeça ao público presente e ressalte a importância deles estarem ali;
Não deixe de responder as perguntas feitas no chat.

· Após a transmissão

Encaminhe um e-mail para os participantes com o link permanente para acesso do webinar gravado no Youtube;
Faça uma pesquisa de campo e descubra qual foi a percepção e o impacto que seu webinar gerou no público presente.

Ufa! Ainda que exista muitas etapas a serem percorridas até o momento final do Webinar, tudo acaba por acontecer de uma maneira bem natural.

Por exemplo, a interação do público, quanto mais eles se interessarem pelo conteúdo abordado, mais eles irão reagir ao chat!

A chave mestra de todo grande webinar de sucesso é a organização que o envolve, afinal, fazer um seminário para tantas pessoas de lugares e com perfis diferentes envolve muita organização e boa vontade!