Administrar um negócio é um grande desafio que envolve uma série de deveres e tarefas. Para que tudo funcione bem, é preciso ter sintonia entre as áreas: comercial, marketing, fiscal… diante disso, pode ser difícil dar conta de todas as obrigações, principalmente quando tudo é feito manualmente.
No entanto, as novidades tecnológicas e o desenvolvimento digital facilitam consideravelmente o trabalho, transformando tarefas repetitivas e cansativas em algo facilmente concluído em segundos. Nesse cenário, os recursos de automação surgiram para simplificar processos, e hoje são essenciais para qualquer negócio.
Por isso, reunimos seis recursos de automação ideais para quem quer escalar o negócio e otimizar processos de forma rápida e simples! Confira:
O que são recursos de automação?
Antes de tudo, vamos entender o que são os recursos de automação: trata-se do processo de tornar uma tarefa manual em algo automático, por meio da facilitação da inserção de recursos tecnológicos.
Por meio da tecnologia, ferramentas são introduzidas na rotina de um negócio, com o objetivo de otimizar e simplificar os processos internos e diminuir as taxas de trabalho manual.
Com esses recursos, é possível poupar tempo que seria gasto com tarefas manuais e cansativas, além de tornar esses processos mais inteligentes. Os recursos de automação são adotados hoje em empresas e negócios dos mais variados portes e segmentos, desde indústrias até o comércio.
Automações para seu negócio
Hoje, já existem muitas ferramentas diferentes, com objetivos específicos, focados em automatizar atividades
Várias áreas podem se beneficiar das automações, implementando os recursos nos processos e tornando a rotina mais fácil. As automações de marketing, por exemplo, ficaram muito famosas por trazer mais otimização a esse setor.
Portanto, separamos algumas automações que você pode implantar no seu empreendimento. Veja:
1. E-mail marketing
O marketing é parte essencial de qualquer negócio! Afinal, divulgar o empreendimento e promover as vantagens que ele pode proporcionar ao cliente são ações cruciais para atrair leads e conquistar de vez os clientes. Se antes as ações de marketing eram feitas manualmente, enviando mensagens e postando divulgações uma por uma, hoje esse processo pode ser simplificado com facilidade.
As ferramentas de e-mail marketing são automações excelentes para quem quer desenvolver uma estratégia de marketing por meio do e-mail, possibilitando alcançar novas oportunidades e manter o contato com clientes fiéis.
Com esse recurso, você pode configurar o e-mail, criar o texto, personalizar templates e enviar a mensagem para uma base de contatos pré-definida. Além de administrar esses contatos, é possível até mesmo saber quando eles abrem os e-mail e conferir a taxa de rejeição das mensagens.
2. Gestão de leads e clientes
Um marketing bem feito gera leads, ou seja, potenciais clientes que vão adquirir seu produto ou solução. Porém, isso não acontece com um passe de mágica. Os leads passam por várias fases, desde o conhecimento do seu negócio até a decisão de compra. Acompanhar como o cliente ideal passa por essas etapas ajuda a guiá-lo na direção correta, ou seja, a compra.
Assim, um sistema de gestão de leads, possibilita traquear os caminhos percorridos pelos leads, como cliques em determinadas páginas, downloads de materiais, contatos com suporte, entre outras atividades.
Dessa forma, é possível saber quais esforços de marketing e vendas estão sendo bem sucedidos, entender quais campanhas geram resultados e analisar onde leads perdidos perderam o interesse para corrigir possíveis erros na estratégia de marketing.
Mas não para por aí! Ao conquistar os leads e transformá-los em clientes, é essencial acompanhar também os processos em que eles se envolvem. Para fazer isso, usar uma ferramenta de gestão de clientes, como o CRM de Vendas é o ideal.
Com ela, é possível fazer a gestão do relacionamento com os clientes, manter um controle de quantidade, gerir dados sobre eles e administrar os clientes ativos, inativos e perdidos.
3. Gestão de redes sociais
Administrar redes sociais exige bastante tempo e esforço, principalmente quando são várias plataformas diferentes. Porém, as ferramentas de gestão de redes sociais tornam esse processo muito mais fácil.
Com esses recursos, é possível administrar as redes sociais por uma só plataforma, agendar postagens, customizar legendas e acompanhar em tempo real as contas. Além disso, essas ferramentas costumam apresentar métricas sobre os posts, relatórios sobre as redes sociais com dados relevantes como cliques, conversões e acessos.
Para quem quer ter uma estratégia de marketing digital, os recursos de automação baseados na gestão e automação de redes sociais são muito importantes.
4. Emissão automática de notas fiscais
A parte fiscal do empreendimento é importantíssima para garantir a regularização da atuação. Isso envolve algumas obrigações, como a emissão de notas fiscais. Porém, muitos empreendedores enfrentam dificuldades na hora de emitir o documento, já que fazer isso manualmente requer tempo e muita atenção.
Cada prefeitura tem um site próprio para fazer a emissão fiscal, com campos específicos. Além de ter que prestar atenção para não cometer nenhum erro na hora de preencher, é preciso considerar que quanto mais você vender, mais notas terá que emitir! Por isso, chega um momento em que o volume de notas fiscais torna a emissão manual um grande desafio.
Nesse cenário, as ferramentas de emissão automática de notas fiscais são ideais para tornar esse processo mais otimizado e proporcionar mais tempo livre para focar no negócio. Com essas plataformas, você inclui os dados necessários e as notas são emitidas de forma automática, de forma simples e rápida.
Além de ajudar a escalar o negócio, poupando tempo e dinheiro, a automação possibilita ainda a tranquilidade de saber que o empreendimento está em dia com o Fisco.
5. Automação de contratos
Manter o controle e a organização de todos os processos do negócio é uma prática primordial. Por isso, acompanhar e registrar as transações comerciais é essencial para garantir não somente a segurança do seu negócio, mas também do seu cliente.
Hoje, já não é necessário manter pilhas e mais pilhas de papel com contratos físicos. Os sistemas de automação de contratos fazem a organização destes documentos, faz o controle de validades, gera, imprime e arquiva o documento, e também oferece a opção de aditamentos ou supressões.
6. Gestão de cobranças
As cobranças manuais podem funcionar muito bem, desde que o negócio receba um volume baixíssimo de pagamentos.
Com o aumento do número de cobranças, gerir todos os valores fica impraticável, ou gera muitos custos, já que passa a exigir que uma pessoa fique responsável por acompanhar os pagamentos concluídos, verificar atrasos e conferir recibos.
Além de estar sujeito a erros humanos, a gestão manual de cobranças pode acabar deixando passar cobranças errôneas ou números incompatíveis.
Por isso, um sistema de automatização de cobranças é uma solução eficaz para realizar a gestão de cobranças do seu negócio, garantindo que os valores estejam em dia e em conformidade com o fluxo de caixa. Hoje, já existem várias plataformas de cobrança disponíveis no mercado.
Vantagens dos recursos de automação
As automações ajudam de forma prática a escalar o negócio, trazendo mais simplicidade para a rotina do empreendimento. Mas como isso acontece? Confira as vantagens dos recursos de automação:
1. Menos tempo gasto com tarefas
Uma das principais vantagens dos recursos de automação é o tempo poupado, já que as atividades passam a ser feitas de forma totalmente automatizada. Fazendo as tarefas manualmente, o tempo gasto era muito maior, ocupando empreendedores e colaboradores em ciclos repetitivos.
Com os recursos de automação, enquanto a tarefa é feita automaticamente, é possível dedicar-se para tarefas estratégicas, que realmente vão impulsionar o negócio rumo ao sucesso.
2. Otimização da qualidade
As tarefas manuais estão sujeitas a erros, algo perfeitamente normal no cotidiano. Porém, com os recursos de automação, ao configurar os requisitos pré estabelecidos e automatizar as operações, os índices de erros caem bruscamente.
Afinal, as automações não estão sujeitas a aspectos como cansaço, falta de atenção e outros fatores que podem afetar a conclusão de uma tarefa.
3. Aumento na produtividade
Bom, gastando menos tempo com atividades manuais e diminuindo erros, não há como chegar em outro resultado: a produtividade aumenta de uma forma geral. Sabendo que as tarefas estão sendo desenvolvidas automaticamente e acompanhando esses processos por meio dos recursos de automação, há mais tempo e recursos para propor atividades que vão ajudar a escalar o negócio.
Para que um empreendimento cresça de forma saudável, contar com os recursos de automação pode ser uma estratégia essencial. Com mais agilidade e escalabilidade, novas oportunidades auxiliam no crescimento do negócio.
Por isso, os recursos de automação deixaram de ser um diferencial e se tornaram um fator primordial! Esperamos que essas dicas tenham ajudado a conhecer melhor os tipos de recursos de automação e te inspirado a implementar essas ferramentas no seu negócio.
Artigo produzido pela equipe da ENotas.
