Com uma rotina cada vez mais atarefada, as vezes nos sentimos na necessidade de gerenciar melhor a nossa organização do tempo, não é mesmo? Dessa forma é possível cumprir todas as demandas do trabalho e ter um tempo para realizar aquele Hobbie que você gosta tanto.
Buscar uma vida equilibrada requer um certo planejamento, mas você sabe como organizar melhor o seu tempo para aumentar ainda mais a sua produtividade? Então confira neste artigo:
- Por que a organização do tempo é importante?
- Planeje
- Organize o seu ambiente de trabalho
- Use e abuse de listas
- Valorize o tempo livre
- Dicas de aplicativos para organização do tempo
1. Por que a organização do tempo é importante?
Pode não parecer, mas a organização do tempo tem sido um dos grandes desafios para muitas pessoas. Isso acontece devido a quantidade de informações que nos cercam e prendem a nossa atenção. Quem nunca passou horas rolando o feed ou assistindo vídeos daquelas redes sociais e quando se deu conta o dia já havia quase acabado? Esse tipo de informação de fácil acesso é o que captura a nossa concentração e acaba tomando a nossa produtividade.
De acordo com um estudo sobre produtividade na gestão do tempo, uma pessoa passa por 1 interrupção a cada 8 minutos. Isso significa 7 interrupções por hora, ou quase 60 minutos, ou seja, uma hora do nosso dia, é “usada” para interrupções e distrações.
A organização do tempo, significa parar para pensar e avaliar de forma crítica, as horas produtivas do seu dia. Dessa forma, é possível que você reflita sobre como distribuir as suas tarefas nas suas horas disponíveis, facilitando o seu cumprimento de metas. Alguns dos benefícios em acompanhar e manter a sua rotina em ordem são:
- Melhora a produtividade;
- Distribuição das tarefas ao longo do dia;
- Menor sensação de estresse e ansiedade;
- Mais motivação;
- Evitar imprevistos e atividades de ultima hora;
Acompanhe a seguir, dicas de como gerenciar as suas horas de forma precisa, e dicas de aplicativos e ferramentas que podem te auxiliar na organização do tempo e ter uma rotina ainda mais funcional.
2. Planeje
O planejamento da sua rotina é o primeiro passo essencial para uma boa organização do tempo. Rotina nem sempre quer dizer constância, ou que todos os seus dias sejam semelhantes, mas pense em todas as atividades que precisam ser feitas ao decorrer dos dias, da semana e do mês.
Desenvolver o hábito de planejar o seu dia ou a sua semana com antecedência, pode tornar a sua organização do tempo ainda mais simples e dinâmica. Não se esqueça de estabelecer prazos (se possível, sempre com uma certa antecedência) para as suas atividades, e divida-as em pequenas categorias a partir de sua importância, realizando sempre as atividades mais urgentes.
Outra dica muito importante no seu planejamento de organização de tempo…Sabe aquele imprevisto que antes te deixava com os nervos à flor da pele? Reserve também um tempinho para ele, pois nunca se sabe quando ele pode surgir.
Dica de leitura interessante: O que é mindset?
3. Organize o seu ambiente de trabalho
Um ambiente de trabalho organizado é primordial para a organização do tempo e ganho de produtividade. Independente se você trabalha em uma sala, escritório, ou dispõe apenas de uma mesa, mantê-los limpos e arrumados podem tornar a sua rotina de trabalho mais tranquila e produtiva.
Pilhas de papel, excesso de objetos que tiram o seu foco e atenção do trabalho deve ser mantido longe do seu espaço. Além do que, quanto menos coisas espalhadas pela sua mesa, menor a chance de você acabar perdendo um documento ou material importante.
Limite-se a ter por perto apenas uma agenda ou caderno (caso você seja uma pessoa que goste de realizar as anotações à mão), ou realize as suas notas em aplicativos próprios para isso. Abaixo, te daremos dicar de apps e agendas inteligentes de como organizar o tempo e ser mais produtivo.
4. Use e abuse de listas para a organização do tempo
Quer melhorar a sua rotina e organizar melhor o seu tempo de produtividade? Faça listas.
Itens em formato de listas melhoram ainda mais a visualização de nossas tarefas que precisam ser feitas ao longo do dia. Se você dispor todas as suas pendências em uma lista, sa chances de que todas elas sejam realizadas e nenhuma delas seja deixada para trás, é muito maior.
Criar listas pode tornar-se um habito diário muito poderoso na sua organização do tempo. Conforme as atividades vão sendo “riscadas” da lista, a sensação de dever cumprido e de que você está tendo um dia realmente produtivo, passam a trazer maior motivação para que a sua rotina continue dessa forma.
5. Valorize o tempo livre
Você já parou para pensar o porquê você quer organizar melhor o seu tempo e ser uma pessoa mais produtiva? Se a sua resposta não estiver relacionada a ter mais tempo para você mesmo e para as atividades mais prazerosas, dê uma repensada.
Reservar um tempo livre para você é essencial para garantir melhor saúde emocional e uma saúde mental mais estabilizada. Ter momentos de descontração e relaxamento evitam que você se sinta sobrecarregado e até mesmo aliviam aquela sensação de cansaço excessivo.
Ler um livro, sair, praticar uma atividade física, assistir um filme ou série e até mesmo ter um hobbie, são atividades que mantêm a sua mente e o seu corpo em movimento, promovem o bem-estar e até melhoram a sua produtividade no trabalho.
6. Dicas de aplicativos para organização do tempo
A tecnologia tem sido uma grande aliada na questão da organização do tempo, especialmente para quem trabalha em modelo home office ou híbrido, já que em casa nós temos muito mais distração do que em um ambiente de trabalho presencial. E nós selecionamos 6 dicas de apps que podem te auxiliar muito no gerenciamento do seu tempo e aumentar ainda mais a sua produtividade. Confira:
Any.Do
O Any.Do é um aplicativo para criar listas do estilo “’Á Fazer” ou “To Do List”. Ele permite que você compartilhe as suas listas com outras pessoas e receba notificações com lembretes!
Ele está disponível para diferentes sistemas operacionais de smartphones e também oferece a versão para desktop.
Evernote
Se você é uma pessoa que gosta de cadernos e agendas no modelo mais tradicional e está tentando migrar para a sua versão digital, você com certeza vai gostar do Evernote.
Ele é uma ferramenta de notas, que podem ser armazenadas em formato de cadernos separados e compartilhadas com quem você desejar.
Ele está disponível para diferentes sistemas operacionais de smartphones e também oferece a versão para desktop.
Notion
O Notion, assim como o Evernote, possibilita a criação de notas e listas em um formato mais tradicional, mas também te oferece recursos para integrar as suas anotações com calendários e até mesmo tabelas Kanban.
Outro ponto positivo do Notion, é a possibilidade de organizar as suas tarefas por data e o grau de urgência de cada uma delas.
O Notion pode ser usado na versão Web, desktop ou mobile (IOs e Android).
Google Keep
O Google Keep é o recurso de notas e tarefas do Google. Com ele, você pode definir lembretes, criar listas de tarefas e anotações rápidas de forma prática e gratuita, como a maioria das ferramentas do Google.
O Google Keep pode ter integração com outros recursos, como o Google Workspace ou Google Agenda, por exemplo. Ele está disponível na versão web e app para diferentes sistemas operacionais.
Google Agenda
O Google Agenda é mais um recurso gratuito super útil para a organização do tempo e produtividade. Ele funciona como uma agenda de compromissos em formato de calendário. Nele é possível agendar as suas reuniões via Google Meet, visualizar as suas listas e notas do Google Keep e até mesmo separar as suas atividades do dia através de diferentes cores.
O Google Agenda está disponível nas versões Web e para download na versão mobile.
Pomodorofocus
Você é uma pessoa que se esquece de descansar quando está muito concentrado? Então o Pomodorofocus pode te ajudar na sua organização do tempo. Ele funciona da forma que, você separa 25 minutos de foco em cada tarefa e descansa 5 minutos após concluir a primeira rodada.
Depois de cerca de 8 pomodoros (oito ciclos de 25 minutos) você terá um intervalo longo, de 1 ou 2 horas.
O Pomodorofocus está disponível gratuitamente.
Leitura interessante: O que é a Extensão do Chrome?
Viu só como o gerenciamento do tempo para aumentar ainda mais a sua produtividade pode não ser um bicho de sete cabeças como nós imaginamos que seria? Hoje em dia, existem muitos recursos físicos e tecnológicos que nos auxiliam e tornam essa pratica ainda mais simples.
Gostou das nossas dicas? Qual delas você já usa para a sua organização do tempo?
Baixe Agora o Ebook – Organização de Tempo
Vídeo Bônus – Gestão e Organziação do Tempo
