5W2H: O que é e como aplicar

Vamos direto ao ponto: entender e aplicar o 5W2H em vendas é um divisor de águas que faz a diferença nos resultados.

À princípio, essas letras misturadas com números podem causar uma certa confusão, mas depois de entender o que elas significam, certamente a sua gestão ficará mais fácil.

Sim, estamos falando de planejamento em vendas.

O 5W2H tem tudo a ver com esse tema e ele vem corrigir um grande problema no empreendedorismo: a falha na capacidade de planejar.

Muitos empreendedores acreditam que planejar a execução de uma meta precisa estar apenas na cabeça. Se eles planejaram na cabeça, então tudo bem.

Mas não é assim que funciona.

Por isso, entenda a seguir o que é essa metodologia e como aplicá-la em seu negócio.

Na corrida constante para atingir resultados cada vez melhores, ferramentas de gestão se tornam indispensáveis. No universo da gestão empresarial, o 5W2H surge como um método simples, mas altamente eficaz, que auxilia na organização e planejamento de ações de maneira estruturada e detalhada.

Neste artigo, vamos explorar o que é o 5W2H e como aplicá-lo.

O que é 5W2H?
Como aplicar o 5W2H?
Quando aplicar o 5W2H em vendas?
Onde estruturar o 5W2H e como acompanhar o andamento do planejamento?
Exemplo de aplicação do 5W2H

Vamos lá!

O que você vai ver neste artigo

1. O que é 5W2H?

O 5W2H é uma metodologia criada para o planejamento de atividades.

É uma ferramenta de gestão que auxilia na criação de um plano de ação detalhado, identificando o que será feito, quem fará, por que será feito, onde será feito, quando será feito e como será feito. O último componente, o segundo “H”, corresponde a quanto custará a execução do plano.

Essa metodologia se baseia em perguntas direcionadoras que fornecem uma visão clara e objetiva de todas as etapas de um projeto ou ação. Esse conjunto de perguntas, quando respondido adequadamente, proporciona uma visão estruturada e planejada, permitindo um gerenciamento eficaz e eficiente de tarefas e projetos.

Na prática, trata-se de um checklist composto por 7 diretrizes que devem fazer parte do planejamento de uma meta a ser alcançada, cujas iniciais em inglês são compostas por 5 letras “W” e duas letras “H”.

Olhe só:

What (o que);
Why (por que?);
Where (onde);
When (quando);
Who (quem);
How (como);
How much (quanto).

Viu só?

É uma forma de você documentar de maneira mais simples os objetivos que pretende alcançar em sua empresa, criando um verdadeiro mapa de atividades.

Quando colocamos no papel esse planejamento, fica mais fácil verificar o que deve ser feito e acompanhar os resultados.

Curiosidade

Existe uma conexão entre o sistema de produção japonês, fundamentado no Toyotismo, e o surgimento e difusão do 5W2H.

O Toyotismo, ou Sistema Toyota de Produção, teve sua origem na década de 1950, quando Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, especialistas japoneses, realizaram uma visita aos Estados Unidos para estudar o principal método de produção vigente – o Fordismo.

Implantada originalmente na Toyota, a metodologia incrementou a eficiência na produção, contribuindo para que a empresa se tornasse uma das mais produtivas e bem-sucedidas do mundo.

Por que usar o 5W2H?

Uma das principais vantagens do 5W2H é sua simplicidade, aliada à sua abrangência e precisão na definição das ações necessárias. Quando todas as perguntas são respondidas, tem-se um plano de ação detalhado, que reduz a incerteza, aumenta a eficiência e melhora a comunicação dentro da equipe.

Isso leva a uma melhor utilização dos recursos, evita mal-entendidos e facilita a execução do planejado. É útil para projetos de qualquer tamanho, em qualquer tipo de organização – seja ela uma grande corporação, uma startup, uma ONG ou até mesmo para projetos pessoais.

2. Como aplicar o 5W2H?

Como dito, o 5W2H em vendas é uma metodologia que ajuda no planejamento das empresas. Portanto, ele deve ser aplicado na forma de um documento – seja no papel ou de forma digital – para que você tenha um norte sobre o que precisará fazer.

O desenvolvimento desse checklist é muito simples: basta anotar em cada letra todas as informações referentes a ela.

Vamos lá:

1º W = What (O que?)

Etapa 1: Defina o objetivo do projeto

Antes de qualquer coisa, é necessário ter claro o objetivo que se quer atingir. Perguntas como:

O que esperamos alcançar?
Quais são os resultados desejados
Qual é a sua meta?
O que você deseja atingir?

Seja claro e específico. Quanto mais específico for, mais fácil a sua realização.

2º W = Why? (Por quê?)

Por que você quer atingir a meta? Qual é o desafio embutido? Em que ela vai ajudar em seu próprio negócio?

Explique o motivo da ação, o porquê de ela ser importante para alcançar o objetivo.

3º W = Where (Onde?)

Onde você vai executar? É em algum local específico? Em alguma cidade, em algum instituto? Em algum ponto de venda? Onde você precisa estar para atingir aquela meta?

Determine o lugar físico ou virtual onde a ação ocorrerá.

4º W = When (Quando?)

Estabeleça uma data limite para atingir a meta, para executar o planejamento. Sem data, logo você esquece e o planejamento acaba sendo ineficaz.

Estabeleça um cronograma, especificando quando cada ação começará e quando deverá ser concluída.

5º W = Who (Quem?)

Documente todos os responsáveis pelo cumprimento da meta, sendo que cada um deve saber exatamente o que deve ser feito.

De novo… identifique quem será responsável por cada ação.

É crucial definir claramente as responsabilidades.

1º H = How (Como?)

Como fazer? Como atingir a meta? Quais as atividades necessárias para realizar o que foi planejado?

Descreva o método ou o processo que será utilizado para realizar cada ação.

2º H = How much (Quanto?)

Quanto custa? Vai precisar de algum investimento? Quanto de capital será necessário para executar o planejamento?

Estime os custos associados a cada ação, permitindo um controle financeiro do projeto.

3. Quando aplicar o 5W2H em vendas?

O 5W2H em vendas é uma ferramenta que pode ser aplicada em praticamente todas as ocasiões em que for necessário o alcance de alguma meta e você precisa planejar os meios para concretizá-la.

Quer exemplos? Vamos lá:

lançamentos de produtos e serviços;
aumento da carteira de clientes;
aumento nas vendas;
ações promocionais;
redução de gastos na empresa (como o consumo de água, por exemplo);
no processo de recrutamento e seleção de novos funcionários;
na aquisição de equipamentos e itens para a empresa.

Quando o assunto é cliente vale a pena ler: O que é um CRM?

Viu como se trata de uma metodologia bem simples e versátil? Vale muito a pena colocá-la em prática!

4. Onde estruturar o 5W2H e como acompanhar o andamento do planejamento?

Geralmente, a metodologia do 5W2H em vendas é desenvolvido em planilhas simples feitas em editores de texto.

Há quem também invista em softwares específicos para esse plano de ação.

Olhe só um exemplo de planilha 5W2H: 5w2h_exemplo

A tabela é muito simples e pode ser personalizada de acordo com a sua empresa e com a meta em questão.

Uma dica importante: tenha em mãos ferramentas que ajudem no monitoramento do cumprimento dessas metas.

O aumento da carteira de clientes, por exemplo, pode ser acompanhado em um bom sistema de CRM, que apresenta todo andamento das vendas e de novas aquisições de clientes em tempo real.

Documente e compartilhe o plano

Uma vez que todas as perguntas tenham sido respondidas, documente as respostas em um formato que possa ser facilmente compartilhado e compreendido por todos os envolvidos no projeto. Esse documento será o seu plano de ação 5W2H.

Execute, monitorize e ajuste o plano conforme necessário

Com o plano em mãos, agora é hora de colocá-lo em prática. No entanto, a implementação do plano não é o fim do processo. É essencial monitorar a execução do plano, verificar se está progredindo conforme planejado e fazer ajustes quando necessário.

Exemplo de aplicação do 5W2H

Para ilustrar melhor, vamos considerar um exemplo. Suponha que uma empresa deseje lançar um novo produto no mercado. A aplicação do 5W2H poderia se dar da seguinte forma:

– What (O que será feito?): Lançamento do produto X.

– Who (Quem irá fazer?): Equipe de marketing, equipe de vendas, equipe de produção.

– Why (Por que será feito?): Para expandir a linha de produtos da empresa e atender a uma demanda identificada no mercado.

– Where (Onde será feito?): A produção ocorrerá na fábrica, o marketing e as vendas ocorrerão online e em lojas selecionadas.

– When (Quando será feito?): O projeto será desenvolvido ao longo de 6 meses, com o lançamento do produto no mês 7.

– How (Como será feito?): A equipe de produção fabricará o produto, a equipe de marketing criará e implementará a estratégia de lançamento, e a equipe de vendas fará a distribuição nos pontos de venda.

– How much (Quanto custará?): O custo total estimado é de Y reais, incluindo produção, marketing e distribuição.

Conclusão

O 5W2H é uma ferramenta simples e eficaz de planejamento e gestão de projetos. Ele transforma ideias abstratas em planos de ação concretos, definindo claramente quem faz o quê, quando, onde, por que, como e a que custo. O uso adequado dessa ferramenta pode melhorar significativamente a eficiência, a eficácia e a comunicação dentro de uma equipe ou organização, aumentando a probabilidade de sucesso de qualquer projeto.

Não importa o tamanho ou a complexidade do projeto, ele pode pode ajudar a manter todos na mesma página e focados no objetivo final. No entanto, lembre-se: um plano é tão bom quanto a sua execução.

Portanto, depois de criar seu plano, é crucial implementá-lo, monitorá-lo e ajustá-lo conforme necessário para garantir que o projeto esteja sempre no caminho certo.

Além disso, é importante notar que é uma ferramenta flexível e pode ser adaptada conforme as necessidades de cada organização.

Não há uma “receita de bolo” – o importante é garantir que as perguntas certas sejam feitas e respondidas de forma a guiar a ação efetiva.

Outro ponto relevante é que, mesmo sendo uma ferramenta aparentemente simples, a eficácia do 5W2H reside em sua aplicação cuidadosa e atenta.

Cada “W” e “H” deve ser pensado e planejado minuciosamente. A pressa ou o descuido podem levar a lacunas no plano, o que poderia, por sua vez, levar a falhas na execução.

Em sua aplicação é importante manter um ambiente de abertura e comunicação na equipe. Todos devem sentir-se à vontade para expressar suas ideias, levantar preocupações e sugerir melhorias. Afinal, um plano de ação eficaz é fruto do esforço colaborativo.

Não importa se você está planejando um grande projeto corporativo ou uma pequena mudança em sua vida pessoal, essa metodologia é uma excelente forma de organizar suas ideias e transformá-las em ações concretas. Ao detalhar claramente cada etapa do processo, você poderá gerenciar seu projeto de maneira eficaz, aumentar a produtividade e garantir que seus objetivos sejam atingidos.

Da próxima vez que você se deparar com um projeto ou problema que precisa de um plano de ação, considere o uso do 5W2H.

Como vimos, ele é uma ferramenta versátil que pode ajudá-lo a obter uma visão clara de onde você está, onde quer chegar e como planeja fazer isso.

Lembre-se: o sucesso de qualquer projeto começa com um bom planejamento. E, nesse sentido, essa ferramenta pode ser sua maior aliada.

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